Samtidigt som e-posten har revolutionerat vårt sätt att kommunicera undrar jag om den inte numera genomgår en evolution.
Frågan är om det är mot något fortsatt livskraftigt eller mot sin död i konkurrens med sociala medier, mikrobloggar och annan kommunikation?
Läs vidare för mina samlade tips och erfarenheter hur du får kontroll över mejlen – och samtidigt sparar en massa värdefull tid varje dag.
Ordning på mejlen – aktiv handling
Jag har haft förmånen att jobba i och med bolag med hög tekniknivå och kunnat läsa mejl både via valfri dator och i mobilen så länge jag kan minnas. Idag använder jag Exchange med ActiveSync vilket ger möjlighet att komma åt min e-post, kontakter och kalendrar oavsett egen eller lånad dator, webbläsare eller mobil.
Tillgången kräver att man istället har disciplin att inte läsa mejlen . Jag lyckas så där, ska jag (och min familj) villigt erkänna 
Tips 1: Stäng av pling och andra störande notifieringar
Alla dessa störande ljud och notifieringar på skärmen är på som standard.
Men, lätt fixat.
T.ex. i Outlook 2007 (bilden) går du in på Verktyg-menyn – Alternativ – E-postalternativ – Avancerade e-postalternativ och kryssar ur de du inte vill störas av.
Ytterligare en bonus:
Med avstängda skrivbordsnotifieringar riskerar du inte att visa *det där skämmiga* mejlet som just dök in i din inkorg – t.ex vid en presentation då andra ser din skärm.
När jag verkligen inte vill bli störd brukar jag jobba offline.
Tips 2: Avsätt tid för e-post för att inte störas av e-post hela tiden
Morgon, lunch, eftermiddag – boka in 30 minuter och rensa i mejlen.
Så kan du jobba med annat däremellan.
Med mejl i mobilen blir dötid, vänttid och restid till effektiv tid.
Även om jag personligen inte skriver några romaner i mobilen så kan jag ge korta svar samt läsa och radera/arkivera det som bara är för info.
När jag sedan tar upp datorn återstår bara det som kräver lite mer arbete i inkorgen.
Tips 3: Håll koll med flaggor, kategorier – och 2 mappar
För tre år sedan läste jag om och började använda ett system utvecklat av en amerikansk produktivitetsforskare som förfinats av bloggen 43folders.com
Jag har vidareutvecklat systemet och jobbar idag på följande vis med min mejl vid datorn:
Svara och sortera: Jag ser oftast botten på min inkorg genom att svara på de snabba och flagga och flytta de mer tidskrävande till en anan mapp- Flagga och flytta: Både för att följa upp att jag får svar på skickade mejl och för mejl som kräver lite längre tid av mig. Högerklicka och flagga (se bilden) med valfritt datum. Flytta bort från inkorgen för att slippa se skogen bland alla träd.
- Planera in arbetstid: Är det många mejl som ligger till grund för ett arbete jag ska göra lägger jag in dem antingen i kalendern eller en uppgift – och jobbar med dem då.
- Sök. Sortera inte: Jag arkiverar mina mejl i papperskorgen eller arkivmappen. Med hjälp av kategorier och sökning på ämne eller avsändare/mottagare hittar jag *alltid* mejl snabbt. Det där med en massa mappar övergav jag för många år sedan eftersom jag dels måste tänka vilken mapp det passar bäst i när jag arkiverar det, dels tänka på nytt när jag letar efter det (oftast letade jag då i flera mappar eftersom jag inte kom ihåg hur jag tänkte när jag arkiverade det ).
Lycka till och hör gärna av dig med kommentarer!
Är du vän med din mejl?